Ich arbeite schon sehr lange mit den Office-Produkten von Microsoft und bin damit im Grunde auch sehr zufrieden. Es kommt aber immer wieder einmal vor, dass man an einer Stelle länger nach der Lösung suchen muss. Besonders nach der Umstellung auf Word 2007 suche ich öfter nach bestimmten Funktionen und Optionen, da Menü- und Dialogstruktur komplett umgestellt wurde.
Tipps zu Microsoft Word
Seitenumbruch vor einer Überschrift
Immer wieder stehe ich vor dem gleichen Problem. Ich will erreichen, dass eine bestimmte Überschrift auf einer neuen Seite beginnt. Fügt man hier aber den üblichen „Seitenumbruch“ ein, dann wird auch die letzte Zeile der vorhergehenden Seite mit dem Format der Überschrift belegt. Das mag in vielen Fällen kein echtes Problem darstellen, doch linkt man zur Überschrift, dann kommt man auf der falschen Seite an und wenn die Überschrift eine Hintergrundfarbe hat, dann hat dies auch die vorherige Zeile und das sieht sehr unschön aus. Die Lösung ist im Grunde einfach. Man muss die Funktion „Seitenumbruch oberhalb“ verwenden, die man in Dialog „Absatz > Zeilen- und Seitenumbruch“ (im Menüband Seitenlayout) findet, verwenden. Oder man verwendet Umbrüche > Nächste Seite (im Menüband Seitenlayout).
Der Ausdruck erfolgt auf den falschen Papierschacht
Ein altes Problem, das immer wieder nervt, wenn einem nicht gleich die Stelle einfällt, an der man danach suchen muss.
Falls ein Word-Dokument auf einem anderen Computer oder mit einem anderen Standarddrucker erstellt wurde, dann ist im Dokument eine Papierzufuhr eingestellt, die Vorrang vor allen änderen Druckeinstellungen hat.
Seitenlayout -> Seite einrichten -> Reiter „Format“ -> Papierzufuhr
Tabellenähnliche Liste sortieren
Ausgangslage: Eine Liste, die mit Tabulatoren eingerichtet wurde. Andere Trennzeichen sind auch möglich. Bei mir handelte es ich um eine Deutsch-Englisch-Liste.
Ziel: Die Liste soll nach einer Spalte sortiert werden.
Vorgehensweise:
1. Liste in Tabelle wandeln
Komplette Liste markieren
Einfügen > Tabelle > Text in Tabelle umwandeln…
2. Liste sortieren
Komplette Tabelle markieren; es erscheint oben rechts ein neues Menü „Tabellentools“ mit den Unterpunkten „Entwurf und Layout“
Tabellentools > Layout > Sortieren
3. Tabelle wieder in Liste umwandeln
Tabellentools > Layout > In Text konvertieren
Gegebenenfalls müssen die Tabulatoren justiert werden
Excel
Erste Zeile (mit den Spaltentiteln) fixieren
Sie möchten erreichen, dass Zeilen und/oder Spalten immer sichtbar sind, egal wie weit sie in der Tabelle scrollen?
Dafür stellt Excel eine Möglichkeit zur Verfügung: Fenster fixieren
Sie erreichen diese Möglichkeit über das Menü > Fenster > Fenster fixieren.
In Excel 2007 heißt es noch fixieren, in Excel 2010 steht aus irgendwelchem Grund einfrieren und es gibt vor allem 2 * einfrieren.
Menü > Ansicht > Fenster einfrieren (Auswahl)
Breite Tabellen auf eine Seite bringen
Wenn breite Tabellen auf eine Seite passen müssen, kann man die Seiteneinrichtung auf „Querformat“ umstellen und zudem über die „Skalierung“ den Inhalt so lange verkleinern, bis es passt.
Excel 2010
- Register „Seitenlayout“ > Ausrichtung > Querformat
- Register „Seitenlayout“ > Skalierung
Seitenformat für alle Tabellenblätter ändern
Wenn man nachträglich das Seitenformat ändern möchte, beispielsweise weil Tabellen zu breit für den Ausdruck sind (siehe „Breite Tabellen auf seine Seite bringen“), dann führt man diese Einstellung im Register „Seitenlayout“ durch. Nach der Ausgabe auf den Drucker oder in eine PDF-Datei wundert man sich, warum das Format nicht auf alle Tabellenblätter übertragen wurde. Die Lösung ist, vor der Anpassung des Seitenformats unten alle Tabellenblätter mit gedrückter Umschalt-Taste zu markieren. Dann wirken sich alle Änderungen am Seitenformat auf alle Tabellenblätter aus und man hat ein einheitliches Seitenformat.
Tipps zu Outlook 2010
Mails nachträglich filtern
Die Funktion heißt bei Outlook „Regel jetzt anwenden“.
Zu finden im Menü „Start > Bereich ‚Verschieben‘ > Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten > Regel jetzt anwenden (direkt über den Regeln, kaum zu sehen)
Oder man legt sich die Funktion in die Schnellzugriffsleiste ganz oben links:
Dazu oben links auf den kleinen Pfeil nach unten klicken > Weitere Befehle auswählen, dann auf ‚Alle Befehle“ umstellen und „Regel jetzt anwenden“ in die Schnellzugriffsleiste verschieben.
Mails umleiten (damit der Absender der ursprünglich Absender ist)
Die Funktion heißt bei Outlook „Diese Nachricht erneut senden“.
Auf Mail doppelklicken, damit sich diese in einem neuen Fenster öffnet (!)
Im Menüband findet man im Bereich ‚Verschieben“ den Punkt „Aktionen“ und dort „Diese Nachricht erneut senden“.
Leider kann man sich diesen Befehl nicht ins Menü legen.
Mailheader anzeigen
Das geht über die „Nachrichtenoptionen“.
Dies scheint nur über einen neuen Menüpunkt zu gehen.
Dazu oben links auf den kleinen Pfeil nach unten klicken > Weitere Befehle auswählen, dann auf ‚Alle Befehle“ umstellen und „Nachrichtenoptionen“ in die Schnellzugriffsleiste verschieben.